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Capitolo 1: Introduzione
Domus Base è stato creato espressamente
da un Agente Immobiliare per la gestione delle agenzie immobiliari.
La nostra Azienda è stata una delle
prime ad imboccare la strada dell'informatizzazione, dal 1985
lavoriamo su piattaforma Apple Macintosh, ma, mentre per la videoscrittura
il computer si è rivelato da subito uno strumento all'altezza
delle aspettative non altrettanto si può dire per la gestione
degli immobili.
Il vero problema è che l'agenzia
immobiliare ha un lavoro da svolgere molto particolare che necessita
di un software tagliato su misura per le proprie esigenze.
Dopo avere provato svariate soluzioni proposte
da terze parti, tutte più o meno incomplete o di difficile
applicazione, ci siamo decisi ad imboccare la via più
ardua: scrivere dal principio un gestionale per le agenzie immobiliari.
Questo applicativo nasce nella sua forma
"Ufficiale" dopo svariati anni di prove sul campo,
con continue limature ed aggiunte, al fine di raggiungere quel
delicato compromesso tra completezza e semplicità che
consente all'agente immobiliare di trarre giovamento dall'utilizzo
del programma.
Pur essendo consapevoli che il programma
non può coprire tutte le esigenze di tutte le agenzie
crediamo di avere comunque creato uno strumento di lavoro al
tempo stesso semplice e potente che, con un minimo di applicazione,
vi potrà dare molte soddisfazioni.
Capitolo 2: Installazione
L'installazione di Domus Base è
quanto mai semplice, così come la sua manutenzione, una
raccomandazione che vi do comunque è di eseguire spesso
copie dell'archivio dati; fare una copia è molto semplice,
basta trascinare l'icona di Domus Base su di un'altro Hard Disk
o scegliere "Duplica" dal menu Archivio del Finder
dopo aver selezionato l'icona di Domus Base, e la copia è
già fatta, attualmente esistono HD rimovibili molto economici
come lo Zip della Iomega od altri simili con cui è possibile
realizzare rapidamente copie di sicurezza.
Se non disponete di HD esterni (che comunque
noi vi consigliamo di acquistare) duplicate Domus Base sul Vostro
HD e poi fate una copia su dischetto; Domus Base è troppo
grande per stare su di un dischetto solo e quindi dovrete usare
una qualche utility (come HD Backup o similari) per segmentarlo
su vari dischetti.
Tenete sempre più di una copia di
Back Up, personalmente ne tengo 5 su 3 computer diversi, se vi
sembra troppo pensate cosa vuol dire perdere anni di lavoro e
migliaia di schede immobile. Ogni tanto può capitare che
il programma salti, o per un errore di sistema o per un'interruzione
di corrente, ogni tanto il computer potrebbe rompersi ed i dati
in esso contenuti potrebbero non essere più recuperabili;
una volta mi è persino capitato un'alluvione che ha devastato
una delle nostre sedi, un metro d'acqua e tutti i computer, i
dischetti e le schede stampate presenti in ufficio irrimediabilmente
distrutti. Fortunatamente tenevo la copia di sicurezza anche
a casa ed in questo modo ho salvato il mio lavoro.
Fate spesso copie di sicurezza, possibilmente
tutti i giorni e comunque ogni volta che immettete una grossa
quantità di dati, dovere recuperare decine di schede non
salvate è lungo, faticoso e a volte neanche possibile.
Stampate sempre le schede immobili, una
volta stampate sono di facile consultazione e costituiscono sempre
e comunque un'ulteriore garanzia che i Vostri dati non vadano
persi.
Capitolo 3: Utenti e Multiutenza
Domus Base è molto utile quando
si lavora con un computer solo ma diventa indispensabile quando
si deve gestire un'agenzia con più terminali.
La nostra agenzia dispone di 5 computer
utilizzati rispettivamente da un'impiegata e quattro agenti,
spesso impegnati simultaneamente a eseguire immissione dati e
ricerche in tempo reale per la clientela.
Per far girare il tutto è bastato
creare 5 utenti in domus Base, ognuno con il proprio nome, lanciare
l'applicazione server e collegarsi ad essa con l'applicazione
Helix Client. Il tutto funziona senza alcun intoppo.
Come detto anche successivamente nel
manuale nel caso di una gestione multiutenza è molto utile
avere un server veloce e con molta RAM disponibile, riteniamo
adatto qualsiasi Power Mac, meglio con il processore G3, con
almeno 96 Mb di RAM di cui almeno 20 Mb assegnati al server,
sarebbe buona norma assegnare almeno tanta RAM quanto è
grande il Vostro archivio.
Preferite la rete Ethernet alla più
lenta Localtalk, Vi costerà un po' di più ma ne
vale certamente la pena in termini di miglioramento delle prestazioni
del sistema.
Capitolo 4: I menu
Questo capitolo spiega i menu presenti
nel programma. Si è cercato di limitare al massimo l'uso
dei menu e di privilegiare l'uso dei bottoni sulle schede perché
ritenuti più intuitivi.
Capitolo 5: Inserimento scheda
agenzia e tabelle
E' nostra opinione che nessun computer
possa sostituire un buon venditore in quanto solo l'agente immobiliare
esperto riesce a capire cosa veramente vuole il cliente e cosa,
tra gli immobili che può offrire, si adatterà di
più alle sue esigenze.
Nondimeno il computer diventa uno strumento
insostituibile per ordinare la massa di informazioni che l'agente
immobiliare si trova ad affrontare quotidianamente.
Per ordinare rapidamente e con certezza
di risultati i nostri dati diventano indispensabili le tabelle
dove andremo a definire i vari tipi di immobile, categorie clienti,
zone della città ecc.
La compilazione di dette tabelle ci aiuterà
a trovare più rapidamente i dati che ci interessano.
Una parola soltanto sull'inserimento
dati agenzia: i dati salienti della Vostra agenzia (Logo, denominazione,
P IVA). sono "protetti", inseriti cioè con una
chiave software che vi rimane, e non modificabili direttamente
dall'utente. Sappiate perciò che se copiate il Vostro
archivio per darlo ad un collega, gli darete anche tutti i dati
che in esso sono contenuti, compresa la vostra anagrafica.
Come utenti di computer non apprezziamo
il software protetto con chiavi hardware o software in quanto
possono causare problemi o malfunzionamenti al computer, l'unica
forma di protezione da noi adottata è la personalizzazione
del software, confidiamo quindi nella vostra onestà nel
non dare a non autorizzati la Vostra copia personalizzata di
Domus Base, lavorerebbero con i Vostri dati e Voi sareste facilmente
identificabili come pirati informatici e perseguiti a norma di
Legge. Siete invece autorizzati a dare a chi volete una copia
non personalizzata, in quanto questa funziona solo come demo.
Capitolo 6: Immobili
Sicuramente questo è il cuore
di Domus Base, la scheda immobili sarà quella che di gran
lunga userete di più e quella che è stata fatta
segno di maggiori attenzioni.
Si è cercato di tenere tutte le
informazioni necessarie in una sola videata in quanto è
importante avere tutto sotto controllo quando si parla con il
cliente.
Si è preferito disporre di un ampio
campo descrizione dove inserire tutte le carattaristiche dell'immobile
piuttosto che avere una miriade di piccoli campi da cui dovere
ricostruire le caratteristiche dell'immobile stesso.
Nella compilazione della scheda tenete
presente che quello che immettete nel campo descrizione
è quello che grasso modo finisce sulla pubblicità,
quindi eventuali informazioni aggiuntive (ipoteche, abbiamo piantina,
abbiamo foto ecc) vanno scritte nel campo Note.
Una parola sulla gestione del cantiere:
quando si ha da vendere un'intero palazzo costituito di svariate
unità immobiliari o comunque gruppi di mmobili omogenei
basta settare il sottotipo come "cantiere" e cliccare
sul bottone "Parametri cantiere"; sarà possibile
così introdurre le caratteristiche delle varie unità
immobiliari una per una, in difetto di una descrizione dettagliata
basterà introdurre l'immobile più piccolo da vendere
e l'immobile più grasso perché Domus Base
inserisca correttamente detto cantiere nell'incrocio delle varie
richieste.
Capitolo 7: Richieste
E' importante tenere l'archivio di tutti
gli immobili ma ancora più importante è venderli.
A questo proposito si rivela insostituibile l'archivio delle
Richieste, dove noi andremo a codificare tutte le richieste degne
di essere prese in considerazione da parte dei nostri clienti.
Segnarsi le richieste è utile innanzi
tutto per non scordarsele ed in secondo luogo per accedere ad
una delle funzioni più sofisticate e potenti di Domus
Base, la ricerca automatica: scritta una richiesta dovremo semplicemente
premere il bottone "Incrocio Immobili (7.2.1)" e Domus
Base andrà a ricercare in tutti i nosti archivi gli immobili
che possono soddisfare le esigenze del cliente.
Ma li trova veramente? Dipende molto da
come codifichiamo la richiesta.
Posto che solo l'agente immobiliare con
la sua lunga esperienza può capire cosa veramente può
soddisfare il cliente, al computer è demandato l'onere
di limitare la scelta agli immobili che più si avvicinano
alle richieste del cliente.
Quindi se ad esempio viene da noi un cliente
che ci chiede un appartamento in centro da non spendere più
di 400 milioni la compilazione della richiesta è piuttosto
facile; le cose si complicano un po' quando ad esempio il cliente
non ha le idee molto chiare ed andrebbe in un appartamento in
centro ma anche in una villa in periferia e perché no,
non esclude nemmeno l'affitto. La nostra scheda prevede si tutte
queste possibilità ma starà all'agente immobiliare
in ultima analisi, offrire quello che riterrà più
opportuno.
Quando entra un'immobile nuovo poi, basterà
premere il bottone richieste posto nella scheda immobili (l'omino
con il punto interrogativo) e si evidenzieranno automaticamente
tutti i clienti potenzialmente interessati a quell'immobile.
L'archivio richieste diventa quindi uno
strumento di vendita molto potente in quanto evidenzia
automaticamente gli immobili che più possono soddisfare
il cliente lasciando all'agente immobiliare l'onere di scegliere
tra pochi immobili ben definiti e non sull'intero archivio.
Capitolo 8: Clienti
Questa è la sezione di DomusBase
che gestisce le anagrafiche; per comodità la si è
inserita sotto la dizione "Clienti", essendo la categoria
preponderante, ma qui vanno anche segnati i dati dei Fornitori,
dei collaboratori, dei segnalatori ed anche i propri.
Dopo la sezioni immobili questa è
sicuramente una delle sezioni di Domusbase più importanti
e più usate, personalmente uso moltissimo l'elenco breve
per rintracciare rapidamente i dati dei clienti e da li, cliccando
sul bottone immobili (8.3.5) riepilogare tutte le loro proprietà
messe in vendita od in locazione.
Quando inserire nell'archivio clienti
un nominativo? Come regola generale quando un cliente è
da contattare più volte o, per vari motivi, ci è
comodo averne sottomano i dati.
Sconsiglio vivamente di codificare tutti
i clienti con cui si viene a contatto, compresi quelli a cui
si è fatta una semplice segnalazione di un immobile, in
quanto nel giro di poco tempo si verrebbe a formare un archivio
degno di un elenco telefonico in cui si farebbe fatica a reperire
i dati che veramente servono.
In ogni caso consiglio di non superare
i 1.000 nominativi codificati per avere una gestione più
rapida di tutto l'archivio, eventualmente cancellare i nominativi
vecchi o meno usati quando la mole di dati diventa cospicua.
Capitolo 9: segnalazioni
Definizione: la segnalazione è
l'indicazione di un determinato immobile ad un particolare cliente.
Fin qui tutto facile, il difficile e
stare dietro a tutte le segnalazioni che si fanno nell'arco di
una vita di lavoro.
Il problema maggiore è codificare
rapidamente le informazioni necessarie e con Domus Base direi
che il problema è stato brillantemente risolto.
La scheda segnalazioni è ampiamente
automatizzata per cui con l'inserimento di pochi dati si hanno
già tutte le informazioni necessarie; se il cliente è
codificato basta digitare il suo codice, se no si scrivono i
suoi estremi direttamente nel campo dati Cliente.
Se la schede viene compilata sempre
potrò in qualsiasi momento avere aggiornata la situazione
delle segnalazioni e rapidamente scoprire se qualche cliente
"ha fatto il furbo" cercando di saltarmi.
Molto comoda è anche la dichiarazione
di presa visione; una volta scritte tutte le segnalazioni si
stampa la dichiarazione di presa visione in due copie, una la
si da al cliente e l'altra la si tiene controfirmata dal cliente
per ricevuta avendo quindi già in mano la prova che si
è condotta un'intermediazione.
La sezione segnalazioni è consultabile
sia dalla scheda immobili, in cui premendo il bottone segnalazioni
avrò l'elenco di tutte le segnalazioni fatte per un determinato
immobile; sia dalla sezione clienti, in cui premendo il medesimo
bottone, avrò l'elenco di tute le segnalazioni fatte a
quel cliente.
Consiglio: è ovvio che di segnalazioni
se ne fanno parecchie, anche 10 o 20 al giorno, per cui è
chiaro che l'archivio, scrivendo tutte le segnalazioni, si ingrosserà
notevolmente; nondimeno la gestione delle segnalazioni è
importantissima e a mio parere va fatta, cancellando comunque
frequentemente le segnalazioni vecchie o non più
utili per tenere leggero il più possibile l'archivio.
Capitolo 10 Documenti
La gestione dei documenti e delle immagini
è probabilmente la più complessa di Domus Base
in quanto presuppone una qualche conoscenza più approfondita
del sistema operativo e della gestione dei Files.
Ai fini della gestione dell'agenzia non
è strettamente necessario usarla ma sicuramente può
essere molto utile a chi decide ti immagazzinare su computer
le foto o le planimetrie degli immobili, cosa che diventa sempre
più frequente.
Domus Base consente di tenere i documenti
interni od esterni al database vero e proprio, per gli esterni
segnando solo la posizione dove sono riposti. Il mio consiglio
è di tenere esterni i documenti di grandi dimensioni,
come foto ad alta risoluzione o filmati quicktime, questo per
non appesantire troppo il database, mentre tenere interni i documenti
di piccole dimensioni come foto a bassa risoluzione e testi.
Il nostro archivio ha raggiunto la dimensione di circa 8 megabite
con ben 3.000 immobili codificati 500 clienti e svariate richieste
e segnalazioni, sarebbe bastato aggiungere una decina di foto
ad alta risoluzione e la quantità di spazio necessaria
sull'Hard Disk sarebbe raddoppiata con tutti i conseguenti problemi
di gestione di copie di sicurezza e di consultazione del DB.
Capitolo 11: Fatturazione
Abbiamo cercato di semplificare al massimo
e rendere il più veloce possibile l'emissione delle fatture,
digitato l'importo tutto viene calcolato automaticamente; è
stata prevista anche la dichiarazione da spedire ai clienti per
richiedere la riduzione della ritenuta d'acconto se nell'agenzia
lavorano dipendenti.
Lungi dal volersi sostituire alla contabilità
vera e propria la fatturazione di Domus Base è un sistema
pratico e veloce per gestire la propria contabilità ufficiale
in entrata.
Capitolo 12: Agenda
Questo archivio tiene nota di tutti
gli appuntamenti e tutte le telefonate che i componenti dell'Agenzia
devono fare, molto utile soprattuto in caso di agenzie multiutente
dove la segretaria può avere così a colpo d'occhio
la situazione di tutti gli appuntamenti di tutti gli agenti.
Come per le altre sezioni ricordatevi di
cancellare gli appuntamenti o le telefonate non più utili
per tenere leggero l'archivio.
Capitolo 13: Pubblicità
Si è cercato di automatizzare
il più possibile uno dei compiti più onerosi in
termini di tempo per l'agente immobiliare, la preparazione della
pubblicità, il sistema adottato non è forse immediatamente
intuitivo ma consente di gestire tutta la pubblicità su
un'unica scheda, la seguente sezione va quindi letta attentamente,
il risultato premierà i Vostri sforzi.
Se correttamente compilato il programma
tiene nota di tutte le uscite pubblicitarie per ogni singolo
immobile e per ogni singolo cliente permettendovi quindi di valutare
facilmente eventuali rimborsi.
Capitolo 14: Trasferimento
Dati
Questa sezione è molto importante
se si condividono archivi tra più di un'agenzia Immobiliare.
Al giorno d'oggi non è infrequente che un'agenzia abbia
una o più filiali sul territorio od in comuni diversi,
per non parlare poi delle catene in Franchising. Diventa quindi
molto importante condividere i dati acquisiti dai vari punti
vendita. Con le metodologie qui di seguito illustrate diventa
oltremodo semplice gestire un network di agenzie.
Personalmente con questo sistema condividiamo
i dati di 4 agenzie. Ogni filiale può decidere di condividere
tutto il suo archivio o solamente alcuni immobili, una volta
esportati, i dati possono essere spediti via Modem e facilmente
integrati in un archivio centrale o immessi nella propria copia
di Domus Base.
Le funzioni di esportazioni sono anche
molto utili quando si vuole passare i dati su altre applicazioni,
tipo fogli di calcolo, word processor e così via.
Capitolo15: Altre Funzioni
Si è creata una scheda particolarmente
semplice per consentire anche la consultazione diretta da parte
del pubblico all'interno dell'agenzia o, tramite touch screen,
anche dalla vetrina. Pur bloccando tutte le funzioni del DB la
scheda per il pubblico consente di formulare interrogazioni abbastanza
complesse e di fornire esaurienti risposte anche a gente non
particolarmente preparata all'uso dei calcolatori.
Capitolo 16: Programmi di
Utilità
Assieme al programma vengono fornite
due utility" Update collection" e "Helix Utility",
la prima, oltre ad aggiornare da vecchie versioni di Helix, controlla
che la struttura di Domus Base non sia danneggiata ed eventualmente
cerca di ripararla. Helix Utility verifica l'integrità
dei dati inseriti ed eventualmente cerca di reintegrarli in caso
di piccoli errori.
E' molto importante fare passare Domus
Base da ambedue queste Utility per essere sicuri di lavorare
con un archivio efficiente.
Attenzione fare sempre una copia di Domus
Base prima di lanciare le Utility; in alcuni casi la collection
viene danneggiata e non è poi più possibile aprirla.
In questo caso si lancerà la copia di riserva di Domus
Base, si esporteranno i dati e si reimporteranno in una versione
precedente o nuova di Domus Base.
Se non si controlla lo stato di Domus Base
periodicamente con queste Utility si corre il pericolo di lavorare
per settimane o mesi su un archivio che può dare errori
imprevisti se non bloccarsi improvvisamente con grave danno per
i dati in esso contenuti.
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